Подшивка документа в дело: как правильно сделать архивный переплет

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях

За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту)

Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Варианты дипломных переплетов

Если вы считали, что прошить работу можно, подчинившись правилам одного лишь способа, огорчим вас. Существует не меньше двух возможных вариантов. Студенту разрешается:

• создать твердый переплет;
• сделать мягкий переплет.

При этом, каждый из них подразумевает еще и свои разновидности

Опять же во внимание должны браться требования конкретного университета и особенности итоговой работы

Выбирать можно любой из двух вариантов переплетов. Чтобы понять, какой лучше, давайте уже приступим к разбору важных тонкостей.

К сведению! Если у вас нет времени заниматься переплетом, попросите о помощи тех, кто уже «набил руку» и хорошо справляется с данной задачей. Мы предлагаем для наших читателей скидку размером в 10% на любой вид работы.

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать,

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

//www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Минфин «показания»

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Распечатать и сложить листы по порядку;
2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано». Инструмент для подшивания бумаг

Инструмент для подшивания бумаг

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
5. Наклеить лист прошивки.
6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

1. Выполнить иглой проделывание дырок;
2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
4. После игла отправляется в два отверстия справа;
5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
6. После чего происходит переход на левый протокол;
7. Переход к третьему отверстию;
8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

Вам это будет интересно Несколько способов зашивания дырок без швов

Деревянный станок в рабочем положении

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Как сделать мягкий переплет самому

Как сшить дипломную работу? Можно с 3 дырками или в твердом переплете. Но есть и мягкий «вариант». Он больше подходит для самостоятельного выполнения. Отличная альтернатива для тех, кто не хочет долгое время мучиться с предыдущими методами или платить спецкомпаниям за помощь.

Мягкая «сшивка» бывает таких разновидностей:

1. С пластиковой пружинкой. В месте скрепления располагается пружинка с высоким уровнем жесткости (разъемного типа), при помощи которой можно добавлять или убирать листики. Наиболее распространенный вариант, предусматривающий разворот 180 градусов.
2. С цельной спиралью (пластмассовой). Используется в дипломах, не требующих редактирования. «Открывание» предусматривается на 360 градусов.
3. С металлической пружиной. Не годится, если человек планирует редактирование данных. Изъятие листов, как и их добавление, становится невозможными. Разворот предусматривается на 360 градусов.

Часто при сдаче диплома необходимо пользоваться парой типов переплета. Твердым – для хранения в архиве ВУЗа (он же представляется оценочной комиссии), два экземпляра в мягком – на кафедру и для выпускника.

Чтобы сделать мягкий переплет своими руками, достаточно приобрести специальные папки с рассмотренными «устройствами». Далее человек проделывает отверстия (при необходимости) в дипломе и отправляет работу в «обложку». Это – самый простой для самостоятельного выполнения метод.

Если своими силами обойтись не удалось, можно обратиться за помощью в специализированные компании.

Законодательная основа

Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

К ним относятся:

1. Приказ Министерства Культуры РФ об утверждении типовой инструкции делопроизводства;
2. ГОСТ Р 51141;
3. Инструкция ЦБ РФ;
4. Методические рекомендации по делопроизводству.

Чтобы не допустить ошибку, владельцу бизнеса потребуется ознакомиться с рекомендациями перед началом выполнения процесса и использовать образец прошивки документов ниткой.

Требования к обложке

Документы могут храниться в архиве до 10 лет. По этой причине необходимо позаботиться об обложке для бумаг. Она поможет лучше сохранить важные бумаги и не допустит их преждевременную утрату или повреждение.

Выделяют два вида обложек — обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки. Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается. Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.

Если документация будет сдана на государственное хранение, обложка должна состоять из бескислотного картона.

Выполнение нумерации

Как правильно нумеровать страницы документа? Вопрос актуален для большинства предпринимателей. Сшивать необходимо все документы, которые имеют в составе больше 1 страницы. Чтобы листы не перепутались, их необходимо пронумеровать.

К выполнению процедуры тоже предъявляются особые правила:

1. Перед началом нумерации требуется убрать все чистые листы из дела. Опись тоже должна быть отложена в сторону. Она не нумеруется. Оставшиеся листы должны быть отсортированы по 1 или нескольким критериям. Можно разложить бумаги по алфавиту или странам. Предприниматель может самостоятельно выбрать критерий. Тендеры являются исключением. Фирмы самостоятельно определяют их положение в деле.
2. Нумерация осуществляется простым карандашом. В обычных листах цифры ставятся в верхнем правом углу, а в приложенных картах, фотографиях и прочем – в левом верхнем. Если в состав карты входит несколько страниц, при нумерации ей присваивается 1 цифра. Однако на обороте бумаги необходимо указать, сколько листов имеет карта.
3. Если в состав документа входит лист большого формата, его необходимо свернуть до общих его размеров.
4. Бумаги, имеющие собственную нумерацию, подлежат изменению и подведению под общий формат. Оставить цифры на местах можно только в том случае, если они совпадают с общей нумерацией документа.
5. Если при нумерации была допущена ошибка, неверную цифру следует зачеркнуть косой линией, а рядом поставить правильную. Если ошибок слишком много, дело потребуется перенумеровать.

Важно не забыть поставить подпись, расшифровать ее и указать должность подписавшего человека.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Как прошить журнал в твердом переплете

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

Затем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2021, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2021 г. № 65-ст ). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

Видео, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. И соединяем концы нитки

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

Видео — как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Видео — образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как прошить диплом в три дырки? (фотографии)

Мы приготовили для каждого студента полезную пошаговую инструкцию, которая расскажет, как вставить печатный блок в спецканал с отверстиями, а также прошить их ленточкой. Действовать нужно так:

• Шнур растянуть вдоль наружной стороны вставки, удерживающей лист.
• Пропустить его аккуратно по направлению сквозь основную дырку.
• Снова вывести наружу через боковую дырку.
• Протянуть наверх сквозь вторую боковую дырку.
• Протянуть сквозь среднее отверстие и аккуратно продеть на изнаночную сторону.
• Концы аккуратно соединить и хорошо стянуть все их в основательный узел.

Если этот комплекс действий проделать, на нарушая описанную выше последовательность, то узел окажется внизу и будет незаметным. Если же начать прошивку с лица, то в конце концов лента будет на титульном листе.

Как видим, абсолютно ничего сложного нет. Времени много данный процесс не отнял. Проблема будет заключаться в перфорации бумаги. Сложно будет отыскать дырокол в три отверстия. Если же вы и найдете его, то поймете, что цена у него заоблачная и просто нет смысла приобретать это механическое спецустройство.

Не огорчайтесь! Вы же находчивый ученик ВУЗа. Следовательно, вы всегда сможете найти выход. Нужно сделать всего три одинаковые дырки для диплома. Для этого стоит выбрать один вариант из четырех предложенных ниже. Можно:

• посетить полиграфический салон для того, чтобы попросить у его специалистов с помощью перфоратора выполнить в нужных местах отверстия;
• найти дома дрель и аккуратно просверлить дырки на равномерно отдаленном друг от друга расстоянии;
• воспользоваться дыроколом;
• проколоть дырки при помощи шила.

Типы твердых переплетов дипломных работ

Процентов 90 институтов, университетов и академий обязывают выпускников делать книжный твердый переплет диплома. Это классика брошюрования и оформления обложки, которую отличает традиционная строгость линий и солидная конструктивная основательность, прекрасно подходящая для финального обрамления научного исследования.

В переплетных салонах твердая обложка делается из самых разных материалов:

• картона;
• бумвинила (бумажного винила);
• кожзаменителя;
• пластика;
• балакрона;
• декоративных тканей на плотной основе.

На форзаце нижней крышки прикрепляются конверты, уголки, карманы, файлы для вкладышей — CD, сопроводительных документов, аннотаций, рецензий, отзывов и т. д.

Прошить диплом в твердом переплете можно несколькими способами:

• креплением Metal Bind (металбинд) — цельный бумажный блок без использования клея зажимается в металлическом канале; если понадобится перепрошить диплом, чтобы заменить или вставить дополнительные листы, конструкция легко разбирается;
• подшивкой нитками и проклеиванием — используется редко, так как в случае необходимости извлечь или добавить страницы без повреждений не получится;
• термосклеиванием (КБС — клеевым бесшовным соединением) – на корешок печатного блока наносится слой эластичного клея, который затвердевает в специальном аппарате-переплетчике; эта разновидность брошюрования тоже не предусматривает возможности расшить и заново переплести дипломную работу, если придется вносить в нее коррективы.

Продаются и готовые папки для дипломных работ с разными видами креплений — уже укомплектованные металлическими или пластиковыми болтами, разъемными кольцами и просто с отверстиями для шнуровки. Это хороший вариант недорого и презентабельно оформить диплом. Чтобы сброшюровать работу в жесткой папке с фабричной перфорацией под шнурок, необязательно прибегать к услугам салонов полиграфии, для этого профессиональное оборудование не потребуется.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых – из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

• Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
• Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
• Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Печать и переплет дипломов

Печать и переплет дипломных работ осуществляется в офисе типографии (в Киеве, м. Левобережная) за 5-15 минут, при отсутствии очереди. Чтобы ограничить себя от потери времени в очередях — заказывайте печать и переплет дипломов online, через форму заказа на странице.

— это прошивка (скрепление, сшивка) листов дипломной работы в твердую обложку, как книгу, научный труд, диссертацию. Внешне, прошитый диплом напоминает книгу в твердом переплете. Твердая обложка защищает книжный блок от повреждений и загрязнений. Твердый переплет называют книжным переплетом или жестким переплетом. По желанию клиента, кроме дипломных работ, в твердый переплет можно прошить книги, курсовые работы, диссертации, презентации, журналы и др.

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:

• методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
• п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
• п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
• ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

• обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
• прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
• копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
• прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
• Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17). Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).

Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г. Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов (подпункт 2.11.9.1). Таким образом, Закон на стороне переплета. К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено. В чем же оно, в самом деле?